Lancer un projet ERP (Enterprise Resource Planning) est une étape cruciale pour toutes PME, TPE ou Startup cherchant à optimiser ses processus et améliorer son efficacité opérationnelle. Cependant, la réussite de ce projet dépend largement de sa préparation. L’objectif de cet article est de vous montrer en quoi consiste cette première étape de notre méthodologie Agile (inspirée de SCRUM) que l’on appelle le “Sprint 0” et ainsi vous guider sur comment bien démarrer votre projet ERP.
Le sprint 0 est la phase initiale de notre méthodologie, elle précède la phase itérative chère aux méthodes Agiles. La problématique est qu’il est nécessaire d’avoir identifier au préalable l’ensemble des besoins, avant de lancer les premières itérations (sprint). Ainsi, l’objectif de cette phase initiale est d‘y répondre.
En détail, elle permet de construire une équipe Agile, d’identifier l’ensemble des besoins (le backlog) et définir les priorités afin d’élaborer un plan d’action (la roadmap).
L’équipe
La première étape consiste à constituer l’équipe projet et à désigner clairement les rôles. Cette équipe doit inclure un utilisateur clé par périmètre métier (appelé Key User), un chef de projet ERP et si besoin des développeurs. Les Key Users jouent un rôle essentiel pour identifier les besoins des utilisateurs finaux afin de les documenter efficacement.
Comment bien choisir ses Key Users ? Ils doivent être légitimes sur leur périmètre métier, disposer du temps nécessaire pour le projet, et idéalement, avoir une appétence pour relever des challenges. (pour plus d’informations nous vous invitons à lire notre article 4 questions à se poser pour bien choisir son « Key User »)
Le backlog
Le backlog est l’ensemble des besoins permettant de répondre aux objectifs de déploiement de la solution ERP.
Pour le constituer, des séances de travail avec les Key Users sont nécessaires. Elles permettent d’analyser les processus existants. Ce diagnostic aide également à identifier les besoins non couverts ou mal adressés par les solutions actuelles (trop de cliques, qualité de données, process manuel …).
Ces temps d’échange avec les Key Users permettent aussi à l’équipe projet de mieux se connaître et d’avoir une meilleure vision des contraintes métiers de chacun.
Le backlog est formalisé sur une solution informatique, appelée une forge logicielle, qui la plupart du temps est Github ou Gitlab.
La roadmap
Le premier enjeu de la roadmap, c’est de définir un MVP : Minimum Viable Product ou Produit Minimum Viable. Plus le MVP sera simple, plus la première marche sera rapide à franchir. Ainsi, il permet de lancer rapidement une solution en production et d’obtenir des retours pour l’améliorer et l’ajuster.
Une fois le périmètre du MVP défini, il sera possible de planifier les premières itérations (sprint) et estimer une date de premier déploiement. La création de la roadmap permet aussi de planifier les versions futures de la solution ERP. De cette façon, la couverture fonctionnelle sera de plus en plus riche.
La roadmap doit être validée avec l’équipe projet pour garantir son alignement avec les attentes et les objectifs du projet.
Pour conclure
À ce stade, vous savez comment bien démarrer votre projet ERP. Vous êtes prêt à démarrer la phase itérative avec le premier “vrai” sprint. Cette étape marquera le début de la mise en œuvre progressive, avec des ajustements continus basés sur les retours des Key Users. En suivant ces étapes, vous maximisez les chances de succès et d’adaptation de votre solution ERP aux exigences de votre entreprise.
Chez Nuxly, la durée d’un sprint 0 pour une mise en place d’Odoo dans une Startup est de 4 à 6 semaines.
Vous pouvez également lire notre page Audit informatique sur-mesure pour Startup, PME et ETI pour en savoir plus sur notre approche.
Si vous avez besoin d’un chef de projet Odoo / ERP pour piloter un sprint 0, n’hésitez pas à nous contacter, nous serons ravis de vous accompagner.